Com Emetre una Factura Proforma com a Autònom

Una factura proforma és un document previ a la factura real que detalla preu, serveis i condicions, però sense cap valor comptable ni fiscal. La fas servir per passar un pressupost formal a un client abans de tancar la feina. Com a autònom, l'emets quan algú et demana "alguna cosa per escrit" per aprovar la despesa, però encara no cal declarar res ni cobrar IVA. La factura proforma autònom no es registra als teus llibres ni compta per a Hisenda. És una proposta amb format de factura. Tan bon punt el client accepta i prestes el servei, emets la factura definitiva, que és la que sí que té efectes fiscals. Entendre aquesta diferència t'evita errors amb l'AEAT i malentesos amb qui et contracta.

Què és una factura proforma i per a què serveix

Respondre a què és una factura proforma és senzill: és una simulació de la factura final. Té el mateix aspecte, amb les teves dades, les del client i el desglossament d'imports, però porta la paraula "PROFORMA" ben visible.

No genera obligació de pagament ni de declaració. No la inclous al model 303 d'IVA ni al 130 d'IRPF. Serveix per a tres coses concretes:

• Formalitzar un pressupost amb un format professional que el client pugui aprovar internament.
• Sol·licitar una bestreta abans de començar un projecte llarg.
• Operacions internacionals, on la duana sol demanar una proforma per calcular aranzels.

La diferència clau amb la factura ordinària és el valor jurídic. La factura real obliga: cal numerar-la de manera correlativa, conservar-la almenys quatre anys i reflectir-la a les teves declaracions. La proforma no obliga a res d'això.

Quines dades ha d'incloure el model de factura proforma

No existeix un model de factura proforma oficial regulat per l'AEAT, perquè no és un document fiscal. Tot i així, convé que s'assembli a una factura real perquè resulti creïble i útil. Inclou sempre:

• La paraula "PROFORMA" en un lloc visible, perquè ningú la confongui amb una factura vàlida.
• Les teves dades: nom, NIF i adreça fiscal.
• Dades del client: nom o raó social i NIF/CIF.
• Data d'emissió i una data de validesa de l'oferta.
• Descripció dels serveis o productes, amb quantitats i preu unitari.
• Base imposable, IVA aplicable (normalment 21%) i retenció d'IRPF si el client és empresa o autònom.
• Import total.

Un detall pràctic: fes servir una numeració diferent de la de les teves factures reals. Per exemple, "PRO-2026-001". Així no trenques la sèrie correlativa de les teves factures oficials, que sí que ha de ser contínua.

Exemple pràctic amb números reals

Imagina't que ets dissenyador i un client empresa et demana un logotip i un manual de marca per 900 €. Abans de començar, li envies una proforma perquè el seu departament financer l'aprovi.

Aquests 954 € són orientatius. Si el client accepta, prestes el servei i emets la factura real amb els mateixos imports. Només llavors declares aquests 189 € d'IVA al teu model 303 i aquests 135 € de retenció els ingressa el client per tu.

La retenció del 15% d'IRPF és la general per a autònoms. Si estàs en els teus tres primers anys d'activitat, pots aplicar el 7% reduït. Si el teu client és un particular, no s'aplica cap retenció.

Errors i mites freqüents

L'errada més habitual és tractar la proforma com si fos una factura. No ho és. Cobrar contra una proforma sense emetre després la factura definitiva et deixa sense justificant fiscal de l'ingrés.

Altres errors comuns:

• Mite: "la proforma paga impostos". Fals. No liquides IVA ni IRPF fins a la factura real.
• Numerar-la igual que les factures reals. Trenca la correlació obligatòria de la teva sèrie oficial.
• Oblidar la paraula "proforma". Sense ella, un client podria fer-la servir com a factura i generar-te un descquadrament.
• No posar data de validesa. Un pressupost obert durant mesos t'obliga a mantenir preus que potser ja no et compensen.

Si vols aprofundir més: com calcular el teu temps facturable, com fer la teva primera factura i com negociar tarifes amb clients.

El següent pas

Agafa el teu últim pressupost pendent i converteix-lo avui en una proforma amb la paraula "PROFORMA" visible, la teva numeració pròpia i una data de validesa. Envia-la al client per desbloquejar l'aprovació. Amb l'app Tarifa Autónomo generes proformes i factures reals en segons, amb l'IVA i la retenció ja calculats, i passes d'una a l'altra sense refer res quan el client accepta.