Què és una despesa deduïble i quins requisits ha de complir?
Una despesa deduïble és aquella que, complint determinats requisits legals, es pot restar dels ingressos de l'autònom per calcular la base imposable sobre la qual s'apliquen els impostos (principalment IRPF i IVA).
Segons estableix la Llei de l'IRPF i la normativa de l'AEAT, perquè una despesa sigui deduïble ha de complir tres requisits fonamentals:
Requisits obligatoris per deduir una despesa:
- Vinculació a l'activitat econòmica: La despesa ha d'estar directament relacionada amb la teva activitat professional o empresarial.
- Justificació documental: Has de disposar de factura completa (no serveix un tiquet simple per a imports superiors a 400€) que compleixi tots els requisits fiscals.
- Registre comptable: La despesa ha d'estar correctament comptabilitzada als teus llibres de registre (llibre de despeses i inversions).
Despeses deduïbles en l'IRPF: Llista completa 2025-2026
A continuació, detallem totes les despeses que pots deduir en la teva declaració trimestral i anual de l'IRPF, organitzades per categories per facilitar-ne la consulta.
1. Consums d'explotació
Inclouen les compres de mercaderies, matèries primeres i materials necessaris per desenvolupar la teva activitat:
- Materials i subministraments consumits en la prestació de serveis
- Mercaderies per a la venda
- Material d'oficina i papereria
- Embalatges i envasos
Percentatge deduïble: 100% de l'import (sense IVA)
2. Sous i salaris
Si tens empleats contractats, pots deduir íntegrament:
- Salaris bruts
- Pagues extraordinàries
- Dietes i assignacions de viatge
- Retribucions en espècie
- Indemnitzacions per acomiadament (dins dels límits legals)
3. Seguretat Social
| Concepte | Deduïble en IRPF | Observacions |
|---|---|---|
| Quota d'autònom pròpia | 100% | Inclou la quota per ingressos reals vigent des del 2023 |
| Cotitzacions per empleats | 100% | Quota patronal completa |
| Mutualitats de previsió social | Fins a 4.250€/any | Com a alternativa al RETA per a determinats professionals |
4. Lloguers i cànons
Els arrendaments de locals, oficines, maquinària o vehicles destinats a l'activitat són deduïbles:
- Lloguer de local comercial o oficina: 100% deduïble
- Lloguer de maquinària i equips: 100% deduïble
- Rènting de vehicles: Entre el 50% i el 100% segons l'ús demostrable
- Lísing: Quotes completes (interessos + amortització)
💡 Cas especial: Autònoms que treballen des de casa
Si treballes des del teu habitatge habitual, pots deduir un percentatge de les despeses de la llar proporcional als metres quadrats destinats a l'activitat. Des del 2018, a més, s'aplica una deducció addicional del 30% sobre aquest percentatge per a subministraments (llum, aigua, gas, internet).
5. Subministraments i serveis
| Subministrament | Local exclusiu | Habitatge habitual |
|---|---|---|
| Electricitat | 100% | % afectació + 30% |
| Aigua | 100% | % afectació + 30% |
| Gas | 100% | % afectació + 30% |
| Internet i telèfon | 100% | % afectació + 30% |
| Comunitat de propietaris | 100% | % afectació |
6. Serveis professionals independents
Són completament deduïbles els honoraris pagats a:
- Gestories i assessories fiscals, laborals i comptables
- Advocats i notaris
- Auditors
- Serveis de màrqueting i publicitat
- Dissenyadors, programadors i altres freelance
- Agències de comunicació i relacions públiques
7. Despeses financeres
- Interessos de préstecs i crèdits per a l'activitat
- Comissions bancàries de comptes professionals
- Despeses de descompte d'efectes comercials
- Recàrrecs per ajornament de deutes tributaris
8. Amortitzacions
Els béns d'inversió (aquells amb vida útil superior a un any) no es dedueixen de cop, sinó a través de l'amortització durant la seva vida útil. L'AEAT estableix taules oficials amb els coeficients màxims:
| Element | Coeficient màxim anual | Període màxim (anys) |
|---|---|---|
| Edificis i construccions | 3% | 68 |
| Instal·lacions | 10% | 20 |
| Mobiliari | 10% | 20 |
| Equips informàtics | 25% | 8 |
| Vehicles | 16% | 14 |
| Estris i eines | 25% | 8 |
| Programari | 33% | 6 |
📌 Amortització accelerada per a autònoms
Els autònoms que facturin menys de 10 milions d'euros anuals poden aplicar amortització accelerada, multiplicant per 2 els coeficients de la taula anterior per a elements nous de l'immobilitzat material.
9. Despeses de difícil justificació
La llei reconeix que existeixen petites despeses quotidianes difícils de documentar. Per això, els autònoms en estimació directa simplificada poden aplicar una reducció del 7% sobre el rendiment net (amb un màxim de 2.000€ anuals) en concepte de despeses de difícil justificació, sense necessitat d'aportar factures.
10. Dietes i despeses de manutenció
Des del 2018, els autònoms poden deduir despeses de menjar en restaurants quan estan desplaçats per motius de feina, amb els límits diaris següents:
| Situació | Espanya | Estranger |
|---|---|---|
| Sense pernoctació | 26,67€/dia | 48,08€/dia |
| Amb pernoctació | 53,34€/dia | 91,35€/dia |
Requisits: El pagament s'ha de fer per mitjans electrònics (targeta, transferència) i en establiments d'hostaleria i restauració.
11. Despeses de vehicle
Les despeses relacionades amb vehicles són les que més controvèrsia generen amb Hisenda. La norma general estableix:
- IVA del vehicle: Deduïble al 50% (excepte activitats de transport, ensenyament de conducció, vigilància, etc., on és el 100%)
- IRPF - Amortització: Només deduïble si es demostra afectació exclusiva a l'activitat
- Combustible: Mateix criteri que l'amortització
- Assegurances, ITV, reparacions: Proporcional a l'ús professional demostrable
12. Assegurances
Són deduïbles al 100% les primes d'assegurances relacionades amb l'activitat:
- Assegurança de responsabilitat civil professional
- Assegurança del local o negoci
- Assegurança de mercaderies i existències
- Assegurança de vida vinculada a préstec professional
- Assegurança de salut de l'autònom, cònjuge i fills menors de 25 anys (fins a 500€/persona/any, o 1.500€ si hi ha discapacitat)
13. Tributs fiscalment deduïbles
- IBI del local de negoci
- Impost sobre Activitats Econòmiques (IAE)
- Taxes municipals (escombraries, gual, etc.)
- Impost de circulació de vehicles afectes
No són deduïbles: Les sancions, els recàrrecs per declaració extemporània ni el propi IRPF.
Despeses deduïbles en l'IVA
A més de l'IRPF, els autònoms poden deduir l'IVA suportat en les seves compres i despeses professionals. Per a això, és imprescindible:
- Disposar de factura completa amb totes les dades fiscals
- Que la despesa estigui vinculada a operacions subjectes i no exemptes d'IVA
- Comptabilitzar la factura al llibre registre de factures rebudes
- Deduir en el trimestre corresponent (o els quatre anys següents)
Exemples pràctics amb xifres
Vegem alguns casos reals per entendre millor l'impacte de les deduccions:
📊 Exemple 1: Dissenyadora gràfica freelance
Situació: La Maria és dissenyadora gràfica, treballa des de casa (destina 20 m² d'un pis de 80 m²) i factura 45.000€ anuals.
Despeses deduïbles anuals:
| Quota d'autònom (mitjana 320€/mes) | 3.840€ |
| Lloguer habitatge (800€/mes × 25% afectació) | 2.400€ |
| Subministraments (200€/mes × 25% × 1,30) | 780€ |
| Internet (50€/mes) | 600€ |
| Gestoria | 1.200€ |
| Amortització ordinador (1.800€ × 25%) | 450€ |
| Programari i llicències | 600€ |
| Material d'oficina | 300€ |
| Assegurança de salut | 500€ |
| Formació professional | 400€ |
| TOTAL DESPESES DEDUÏBLES | 11.070€ |
Càlcul de l'estalvi fiscal:
- Rendiment brut: 45.000€
- Despeses deduïbles: 11.070€
- Reducció despeses de difícil justificació (7%): 2.000€ (sostre màxim)
- Rendiment net: 31.930€
Si la Maria no deduís correctament aquestes despeses, pagaria impostos sobre 45.000€ en lloc de 31.930€. Considerant un tipus marginal del 30%, l'estalvi fiscal aproximat és de 3.921€ anuals.
📊 Exemple 2: Lampista amb furgoneta
Situació: En Pere és lampista autònom, té una furgoneta de treball i un petit magatzem llogat. Factura 60.000€ anuals.
Despeses deduïbles anuals:
| Quota d'autònom (mitjana 400€/mes) | 4.800€ |
| Lloguer magatzem | 3.600€ |
| Materials i eines | 8.000€ |
| Combustible furgoneta (100% afectació) | 4.800€ |
| Assegurança furgoneta | 1.200€ |
| Manteniment furgoneta | 800€ |
| Amortització furgoneta (25.000€ × 16%) | 4.000€ |
| Assegurança de responsabilitat civil | 600€ |
| Gestoria | 1.000€ |
| Telèfon mòbil | 480€ |
| TOTAL DESPESES DEDUÏBLES | 29.280€ |
Amb aquestes despeses correctament declarades, en Pere tributa sobre un rendiment net d'aproximadament 28.720€ en lloc de 60.000€, cosa que suposa un estalvi fiscal de més de 9.000€.
Errors comuns que cal evitar
L'AEAT realitza cada any milers de comprovacions a autònoms. Aquests són els errors més freqüents que has d'evitar:
❌ Error 1: Deduir despeses personals com a professionals
Incloure factures de dinars familiars, roba no laboral o vacances personals com a despeses d'empresa. Hisenda creua dades i pot detectar incoherències (per exemple, factures de restaurants en dates de festius o caps de setmana quan no treballes).
❌ Error 2: No conservar les factures originals
La llei exigeix conservar factures i justificants durant 4 anys (termini de prescripció). Sense el document original, la deducció pot ser rebutjada en una inspecció.
❌ Error 3: Deduir el 100% del vehicle particular
Llevat que puguis demostrar un ús exclusiu professional (molt difícil amb un turisme), Hisenda presumeix un ús mixt. Deduir el 100% sense justificació és un senyal vermell per a una inspecció.
❌ Error 4: Confondre tiquets amb factures
Els tiquets simplificats només són vàlids per a despeses inferiors a 400€ i han de contenir certes dades. Per a imports superiors, demana sempre factura completa amb el teu NIF.
❌ Error 5: No declarar les despeses de difícil justificació
Molts autònoms desconeixen aquesta deducció automàtica del 7% (fins a 2.000€). Són diners que perds per desconeixement.
❌ Error 6: Deduir despeses abans de donar-se d'alta
Només pots deduir despeses des de la data efectiva d'alta a Hisenda. Les compres prèvies, encara que siguin per preparar la teva activitat, no són deduïbles (amb algunes excepcions molt limitades).
❌ Error 7: No comptabilitzar correctament les despeses
No n'hi ha prou amb tenir les factures; han d'estar registrades al llibre de despeses amb data, concepte, base imposable i IVA. La manca d'ordre comptable pot invalidar deduccions.
Preguntes freqüents (FAQ)
Puc deduir el lloguer del meu habitatge si treballo des de casa?
Sí, pots deduir el percentatge corresponent als metres quadrats que destines exclusivament a la teva activitat professional. Aquest percentatge s'ha de declarar en el model 036/037 en donar-te d'alta o mitjançant modificació censal. A més, des del 2018, pots aplicar un 30% addicional sobre aquest percentatge per als subministraments (llum, aigua, gas, internet).
Exemple: Si el teu pis fa 100 m² i destines 15 m² a despatx, pots deduir el 15% del lloguer i el 15% × 1,30 = 19,5% dels subministraments.
Quant de temps he de guardar les factures?
Segons la normativa tributària, has de conservar totes les factures i documents justificatius durant un mínim de 4 anys, que és el termini general de prescripció tributària. No obstant això, per a determinades operacions (immobles, per exemple) o si hi ha procediments d'inspecció oberts, aquest termini es pot allargar. Com a recomanació pràctica, guarda la documentació almenys 5-6 anys.
Puc deduir els dinars amb clients?
Sí, els dinars i despeses de representació amb clients són deduïbles sempre que estiguin relacionats amb la teva activitat i degudament justificats (factura al teu nom, pagament electrònic preferiblement). És recomanable anotar a la mateixa factura o al teu registre el nom del client i el motiu de la reunió, per si Hisenda en sol·licita justificació.
Què passa si m'equivoco en una deducció?
Si detectes un error, pots presentar una declaració complementària (si l'error et perjudicava i vas pagar de més) o una declaració rectificativa (si vas pagar de menys). Fer-ho voluntàriament abans que Hisenda ho detecti redueix significativament les sancions i els recàrrecs. La regularització voluntària només comporta interessos de demora, mentre que si ho detecta l'AEAT en inspecció, es poden aplicar sancions del 50% al 150% de la quota defraudada.
Puc deduir les despeses de formació i cursos?
Sí, les despeses de formació són completament deduïbles sempre que estiguin relacionades amb la teva activitat professional. Això inclou cursos, seminaris, conferències, llibres tècnics, subscripcions a revistes especialitzades i fins i tot màsters o postgraus si tenen vinculació directa amb la teva professió. També són deduïbles les despeses de desplaçament i allotjament per assistir a esdeveniments formatius.
Novetats fiscals 2025-2026 per a autònoms
Aquest exercici fiscal porta algunes novetats rellevants que has de conèixer:
- Quotes d'autònom per ingressos reals: Continua la implantació progressiva del sistema de cotització per trams de rendiments nets, amb ajustos anuals de la quota.
- Límit de mòduls: Es mantenen els límits de facturació per poder tributar en estimació objectiva (mòduls), tot i que hi ha sectors exclosos.
- Factura electrònica obligatòria: Avança la implantació de la facturació electrònica B2B, que serà obligatòria progressivament durant el 2025-2026 segons el volum de facturació.
- Deducció per plans de pensions: Es manté el límit de 1.500€ anuals per a plans individuals, però augmenta per a plans d'ocupació simplificats per a autònoms fins a 4.250€.