Como Emitir unha Factura Proforma como Autónomo

Unha factura proforma é un documento previo á factura real que detalla prezo, servizos e condicións, pero sen ningún valor contable nin fiscal. Úsala para pasarlle un orzamento formal a un cliente antes de pechar o traballo. Como autónomo, emítela cando alguén che pide "algo por escrito" para aprobar o gasto, pero aínda non hai que declarar nada nin cobrar IVE. A factura proforma autónomo non se rexistra nos teus libros nin conta para Facenda. É unha proposta con formato de factura. En canto o cliente acepta e prestas o servizo, emites a factura definitiva, que é a que si ten efectos fiscais. Entender esa diferenza evítache erros coa AEAT e malentendidos con quen te contrata.

Que é unha factura proforma e para que serve

Responder a que é unha factura proforma é sinxelo: é unha simulación da factura final. Ten o mesmo aspecto, cos teus datos, os do cliente e o desglose de importes, pero leva a palabra "PROFORMA" ben visible.

Non xera obriga de pagamento nin de declaración. Non a inclúes no modelo 303 de IVE nin no 130 de IRPF. Serve para tres cousas concretas:

• Formalizar un orzamento cun formato profesional que o cliente poida aprobar internamente.
• Solicitar un anticipo antes de comezar un proxecto longo.
• Operacións internacionais, onde a aduana adoita pedir unha proforma para calcular os aranceis.

A diferenza clave coa factura ordinaria é o valor xurídico. A factura real obriga: hai que numerala de forma correlativa, conservala polo menos catro anos e reflectila nas túas declaracións. A proforma non obriga a nada diso.

Que datos debe incluír o modelo de factura proforma

Non existe un modelo de factura proforma oficial regulado pola AEAT, porque non é un documento fiscal. Aínda así, convén que se pareza a unha factura real para que resulte crible e útil. Inclúe sempre:

• A palabra "PROFORMA" nun lugar visible, para que ninguén a confunda cunha factura válida.
• Os teus datos: nome, NIF e enderezo fiscal.
• Datos do cliente: nome ou razón social e NIF/CIF.
• Data de emisión e unha data de validez da oferta.
• Descrición dos servizos ou produtos, con cantidades e prezo unitario.
• Base impoñible, IVE aplicable (normalmente 21%) e retención de IRPF se o cliente é empresa ou autónomo.
• Importe total.

Un detalle práctico: usa unha numeración distinta á das túas facturas reais. Por exemplo, "PRO-2026-001". Así non rompes a serie correlativa das túas facturas oficiais, que si debe ser continua.

Exemplo práctico con números reais

Imaxina que es deseñador e un cliente empresa pídeche un logotipo e un manual de marca por 900 €. Antes de comezar, mándaslle unha proforma para que o seu departamento financeiro o aprobe.

Eses 954 € son orientativos. Se o cliente acepta, prestas o servizo e emites a factura real cos mesmos importes. Só entón declaras eses 189 € de IVE no teu modelo 303 e eses 135 € de retención ingrésaos o cliente por ti.

A retención do 15% de IRPF é a xeral para autónomos. Se estás nos teus tres primeiros anos de actividade, podes aplicar o 7% reducido. Se o teu cliente é un particular, non se aplica ningunha retención.

Erros e mitos frecuentes

O fallo máis habitual é tratar a proforma coma se fose unha factura. Non o é. Cobrar contra unha proforma sen emitir despois a factura definitiva déixate sen xustificante fiscal do ingreso.

Outros erros comúns:

• Mito: "a proforma paga impostos". Falso. Non liquidas IVE nin IRPF ata a factura real.
• Numerala igual que as facturas reais. Rompe a correlación obrigatoria da túa serie oficial.
• Esquecer a palabra "proforma". Sen ela, un cliente podería usala como factura e xerarche un descadre.
• Non poñer data de validez. Un orzamento aberto durante meses obrígate a manter prezos que quizais xa non che compensan.

Se queres afondar máis: como calcular o teu tempo facturable, como facer a túa primeira factura e como negociar tarifas cos clientes.

O seguinte paso

Colle o teu último orzamento pendente e convérteo hoxe nunha proforma coa palabra "PROFORMA" visible, a túa numeración propia e unha data de validez. Mándallela ao cliente para desbloquear a aprobación. Coa app Tarifa Autónomo xeras proformas e facturas reais en segundos, co IVE e a retención xa calculados, e pasas dunha á outra sen refacer nada cando o cliente acepta.