Como Organizar a Contabilidade como Autónomo

Organizar a contabilidade como autónomo redúcese a un sistema simple: separar contas, rexistrar cada movemento o mesmo día e gardar os xustificantes ordenados por trimestre. Sen ese sistema, chegas ao modelo 303 buscando facturas no email e pagando de máis por non deducir gastos que si tiñas.

Esta guía dáche os pasos concretos para montar ese sistema desde cero. Funciona igual se facturas 800 € ou 6.000 € ao mes.

Por que a maioría de autónomos leva mal a contabilidade

O problema non é a falta de coñecemento fiscal. É a falta de rutina. A contabilidade acumúlase porque se deixa para "cando haxa tempo", e ese momento coincide sempre co peche trimestral.

Resultado: gastos deducibles que se perden, facturas emitidas sen cobrar que ninguén reclama e unha foto pouco fiable do que realmente ganas. O obxectivo aquí é que dediques 10 minutos ao día en lugar dunha fin de semana cada tres meses.

Os 7 pasos para organizar a túa contabilidade

1. Abre unha conta bancaria só para a actividade. Mesturar diñeiro persoal e profesional é a orixe do caos. Cunha conta separada, o teu extracto convértese nun borrador da túa contabilidade.

   Exemplo: cobras 1.500 € dun cliente na túa conta profesional. Pagas a cota de autónomos, o hosting e o software desde aí. A fin de mes, o extracto dinche ingresos e gastos sen cruzar nada coa túa conta persoal.

2. Numera e garda todas as facturas emitidas. Cada factura necesita número correlativo, data, os teus datos, os do cliente, base impoñible, IVE e IRPF se aplica. Sen saltos nin duplicados na numeración.

   Exemplo: factura 2026-001 en xaneiro, 2026-002 en febreiro. Se anulas unha, non borres o número: emite unha rectificativa. Facenda revisa a correlación.

3. Rexistra os gastos deducibles a diario. Un gasto é deducible se está vinculado á actividade, ten factura ao teu nome e está rexistrado contablemente. Garda o PDF, non o tícket térmico que se borra.

   Exemplo: compras un portátil de 900 € + 189 € de IVE. Ese IVE dedúcelo no 303 e o gasto reduce a túa base no IRPF. Sen factura completa, perdes ambas as deducións.

4. Separa o IVE desde o primeiro cobro. O IVE que cobras non é teu. Aparta ese diñeiro para non atoparte sen liquidez cando toque presentar o modelo 303.

   Exemplo: facturas 1.000 € + 210 € de IVE. Cobras 1.210 €, pero eses 210 € móvelos a unha subconta. En abril pagas o trimestre sen sobresaltos.

5. Reserva para o IRPF trimestral. Aparta arredor dun 15-20 % de cada beneficio para o modelo 130, salvo que factures con retención suficiente. É unha estimación prudente; a porcentaxe real depende do teu tramo.

   Exemplo: beneficio do trimestre de 4.000 €. Reservas aproximadamente 600-800 € e evitas a sorpresa de xullo.

6. Controla os cobros pendentes. Emitir unha factura non é cobrala. Leva unha lista de facturas enviadas, a súa data de vencemento e o seu estado.

   Exemplo: factura de 500 € con vencemento a 30 días. Se pasan 35, tes rexistrada a data e reclamas con datos, non de memoria.

7. Pecha cada trimestre nunha carpeta. Antes de presentar impostos, agrupa ingresos, gastos e modelos nunha carpeta por trimestre. Así, se hai unha revisión, tes todo localizado en segundos.

   Exemplo: carpeta "2026-T1" con facturas emitidas, facturas de gasto, o 303 e o 130 presentados. Repites a estrutura cada tres meses.

Ferramentas recomendadas

Podes empezar cunha folla de cálculo, pero quédase curta en canto emites máis de dez facturas ao mes.

• Tarifa Autónomo: emite facturas, rexistra gastos e calcula automaticamente o IVE e o IRPF de cada trimestre. Reduce a marxe de erro manual nas liquidacións.
• Escáner de documentos móbil: converte tíckets en PDF ao momento e evita perder xustificantes.
• Recordatorios de calendario: marca os días 20 de abril, xullo e outubro e o 30 de xaneiro como peche de trimestre.

Erros a evitar

• Gardar tíckets térmicos sen dixitalizar. Bórranse en meses e perdes a dedución.
• Deducir gastos persoais. A comida diaria ou a roupa de rúa non son deducibles salvo casos moi concretos. Se dubidas, non o metas.
• Deixar a contabilidade para o final do trimestre. Acumular tres meses garante erros.
• Non reservar o IVE cobrado. Gastar ese diñeiro é o motivo máis común de agobios en cada liquidación.
• Non revisar os cobros. Facturas impagadas que ninguén reclama son ingresos que traballaches e non viches.

Checklist resumo

• Conta bancaria separada para a actividade.
• Facturas emitidas numeradas e correlativas.
• Gastos deducibles rexistrados a diario con factura en PDF.
• IVE cobrado apartado nunha subconta.
• Reserva de aproximadamente un 15-20 % para o IRPF.
• Lista de cobros pendentes con vencementos.
• Carpeta pechada por trimestre con modelos e facturas.

Preguntas frecuentes

Recomendámosche tamén: Como calcular o teu tempo facturable, Como negociar tarifas con clientes e Como subir prezos sen perder clientes.

O seguinte paso

Abre hoxe mesmo unha conta bancaria separada para a túa actividade e rexistra nela o teu próximo cobro. É a base sobre a que se apoia todo o demais. Cando a teñas, proba Tarifa Autónomo para emitir a túa seguinte factura e deixar que o cálculo do IVE e o IRPF trimestral se faga só.